Gestão da Comunicação

Você já parou para pensar em quantas vezes ouviu dizer em sua Empresa que a causa de um problema foi "falha de comunicação"? Pois bem, até os times de elite tem seus problemas de comunicação...

Claro, você já deve ter ouvido a expressão "falha de comunicação" centenas de vezes, porque isso ocorre todos os dias em nossas vidas. Mas não é estranho? Vivemos num mundo tecnológico, onde todos tem acesso quase ilimitado à toneladas de informação, instantaneamente. A todo o momento estamos conectados, via smartphones e tablets, e sabemos o que nossos amigos estão fazendo pelas suas postagens no Facebook ou pelos grupos que participamos no Whatsapp. Sabemos pelos check-ins e check-outs os paradeiros de pessoas conhecidas pelo mundo todo, e podemos até dizer qual seu restaurante preferido. Como então, tendo tantas ferramentas a nossa disposição, continuamos a ter problemas de comunicação com pessoas com as quais temos contato pessoal diariamente?

É obvio que o significado dos sinais manuais das tropas de elite não é exatamente esse da figura acima, mas já pensou que talvez seja exatamente isso o que se passava na cabeça dele? Esse é exatamente o problema da comunicação humana: nem sempre verbalizamos ou escrevemos aquilo que realmente deve ser falado ou escrito. Nós assumimos que o entendimento pelo receptor da informação será o mesmo do emissor, o que nem sempre é verdade.

Por esse motivo é que uma Gestão Integrada deve contemplar em seu planejamento a Gestão da Comunicação, para que os protocolos fiquem claros para todos os envolvidos:

O QUE DEVERÁ SER COMUNICADO?

QUEM EMITIRÁ A COMUNICAÇÃO?

QUAL SERÁ O CONTEÚDO?

QUANDO DEVERÁ SER EMITIDO?

QUEM SERÃO OS RECEPTORES?

FICOU CLARO PARA TODOS A MENSAGEM ENVIADA?

Evite que suas comunicações caiam na mesmice e na banalidade. Defina os critérios em sua organização sobre como estabelecer graus de importância aos comunicados e para cada um deles, qual deve ser o meio de comunicação mais apropriado.

Um exemplo:

Um Gerente de Projeto emitirá um comunicado a todos os participantes informando o final de uma fase e o início de outra. Em uma situação típica, ele envia um email a todos os participantes e espera que com isso todos estejam devidamente informados e tomem cada um a sua próxima ação, conforme estabelecido no cronograma do projeto. Uma semana depois, ele descobre que metade dos destinatários de seu email não o leram/abriram/sequer viram que o haviam recebido, pois tinham outros 3847 emails não lidos em seus inbox. A outra metade recebeu, abriu e leu, mas a maioria esqueceu dois minutos depois. Resultado: projeto atrasado por falha de comunicação.

A mesma situação poderia ter sido gerenciada de modo diferente :

O Gerente do Projeto emite um comunicado para os envolvidos no projeto via Whatsapp. Eles tem um grupo lá, e o protocolo lhes diz que ali devem comunicar apenas as fases e não discutir os problemas técnicos. Estes tem seu próprio fórum na intranet da Empresa, onde cada projeto tem o seu. Todos os arquivos e todas as transmissões de informações são feitas através da intranet, e não via email, o que diminuiu o fluxo de mensagens e agora os colaboradores não são inundados com emails que não conseguem ler. Para todas as urgências, as pessoas devem telefonar primeiro, e apenas documentar os resultados das conversas depois.

Parece simples, mas na prática requer um planejamento e um protocolo muito claros, de modo que todos saibam o que usar e quando usar para se comunicar.

E você, como planeja a comunicação em sua Empresa?