A Gestão Integrada como Estratégia de Redução de Custos

Vivemos um momento delicado da história brasileira. A proximidade das Eleições, a ano conturbado pela Copa do Mundo e a situação econômica declinante trazem sombras ao futuro em médio prazo. Empresários vem seus faturamentos diminuir gradativamente, e consequentemente buscam soluções para reduzir custos e evitar impactos maiores na lucratividade da Empresa. E os maiores custos empresariais, pelo menos em termos brasileiros, tendem a ser a folha de pagamento e os encargos sociais, ambos intimamente ligados. Consequentemente, a tendência é que a redução de custos seja executada com redução de pessoal.

É uma difícil decisão. Em alguns casos, corta-se a "gordura", ou seja, desligam-se os funcionários de baixo desempenho e suas posições não são imediatamente preenchidas, o que não tem um impacto muito grande nas operações da Empresa devido ao justamente ao seu baixo desempenho. Em outros casos, porém, somente esse quadro não é suficiente para voltar as contas para o azul, ou nem mesmo há funcionários de baixo desempenho, e qualquer corte acaba chegando "na carne". É muito complicado demitir quem tem bom desempenho, e suas funções terão que ser assumidas por outros funcionários que acumularão tarefas, potencialmente deixando de executá-las com a mesma perfeição que antes, pois agora tem muito mais a fazer no mesmo intervalo de tempo. Isso gera insatisfação na equipe em um primeiro momento, e pode levar a reclamações de Clientes por defeitos que antes não ocorriam.

E se isso ainda não for suficiente? Daí é necessário cortar "osso", em outras palavras, livrar-se até de meios de produção que podem estar relativamente ociosos ou mesmo que sejam mais antigos, diminuindo de alguma maneira a capacidade produtiva e sendo assim, mais cargos ficam a disposição e são cortados. Quando se vê, chegou-se a uma situação limite diante da qual a capacidade da Empresa de se recuperar quando o mercado melhorar fica comprometida. Senão pela capacidade produtiva, mas também porque com a saída das pessoas, junto se foi o conhecimento do processo!

Esse é o grande risco que poucas empresas se atentam na hora da tomada de decisão, que é urgente e necessária para sanear as finanças, mas que acaba tendo consequências cruéis a médio e longo prazo. Sem um trabalho de gestão, essas empresas sofrem muito para colocar certos processos críticos de volta em operação, ou mesmo acabam por sofrer um desgastante e laborioso período de baixa qualidade, onde Clientes reclamam sem parar e não parece que a equipe consiga reagir como reagia no passado.

Isso tudo pode ser evitado com um trabalho consistente de Gestão do Conhecimento. Desenvolvendo projetos de melhoria de processos e de qualidade, e com iniciativas de Lean Manufacturing, outros custos poderão ser reduzidos sensivelmente, de modo até a evitar as famigeradas demissões. Esses custos não são tão óbvios quanto a folha de pagamento ou os encargos sociais, mas eles estão lá, embutidos nos custos fabris e exaurindo desnecessariamente os resultados financeiros.

Como, porém, trabalhar com Gestão do Conhecimento, Gestão Integrada da Qualidade e com projetos de melhoria num momento em que a crise já se instalou e ações imediatas devem ser tomadas? O segredo está em enxergar através da crise e visualizar onde se quer estar ao final deste período, de modo a não cortar "carne", muito menos "osso".

As ferramentas de Gestão Integrada devem ser aplicadas com máxima urgência nesses casos, e ainda que levem mais tempo para dar resultados do que gostaria a maioria dos Empresários, esta é a coisa certa a se fazer. Não se trata apenas de documentar processos e treinar quem fica, mas agir sobre a estrutura da Empresa toda de modo a garantir que cada um realmente dá o melhor de si e que se extrai o máximo de cada processo, sem desperdício e concentrando esforço no que realmente importa, para que os resultados finalmente sejam aqueles que todos esperam.

Visão geral do Knowledge Management

Knowledge Management, como ferramenta de Gestão, é um termo relativamente recente.

Exitem basicamente duas "forças" por trás do surgimento do KM nas empresas modernas:

1) a revolução tecnológica criada pela Informática: a necessidade de gerenciar os milhares (se não milhões!) de arquivos que são salvos diariamente na organização. Onde eles estão sendo salvos? A preocupação inicial era poder fazer o back-up e a recuperação de arquivos, mas com o tempo passou a ser mais crítico, à medida em que pessoas que deixavam a organização passaram a levar consigo arquivos e informações confidenciais, e também pela absoluta impossibilidade de se encontrar algo no meio de tanta informação sem que seu autor esteja alí para nos contar onde tal arquivo foi salvo!

2) a sucessão dentro da Empresa: funcionários com muito tempo de casa e que estão para se aposentar são um risco enorme para qualquer organização. Nas suas mentes está o conhecimento de muito processos, e isso levou a páginas e páginas sendo escritas para que tudo fique devidamente documentado.

Essas vertentes aparentemente distintas encontram na Gestão do Conhecimento as ferramentas para realmente gerenciar conhecimento e não mais simplesmente informações. On-the-job training (treinamento diretamente na função) já não é mais suficiente para se absorver todo o conhecimento dos mais antigos de casa (antes que eles saiam para pescar e não voltem mais!).

Encarando de frente o problema.

Sem uma estratégia que seja abrangente o suficiente para cobrir todas as áreas da Empresa, o que se verá é uma tentativa de montar um Plano de Gerenciamento que cobrirá apenas umas sessões de treinamento (que depois será esquecido), ou então um maravilhoso (e caro) investimento em Storage com a adição de mais servidores e infrestrutura de rede na empresa. Nenhum dos dois ataca a raiz do problema: conhecimento não é informação. Conhecimento é um ativo, e ele pertence às pessoas. É preciso portanto gerenciar as pessoas, para que elas compartilhem seus conhecimentos e também sejam capazes de absorver novos.

Sem esse entendimento, não há Gestão do Conhecimento. Haverá apenas Treinamento e Back-up.

US and Foreign Visitors, welcome!

To my surprise, this blog has attracted attention from overseas, the US in particular. But the main public was intended to be comprised of Brazilian readers, so I was planning on writing it in Portuguese. But, I don't want to let you guys down, so I decided to change my initial strategy and share some articles and info in English as well.
Anyway, if you visit this page and you're possibly looking for information on Knowledge Management, ask your questions, I will try to help as much as I can.
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Bom dia.

Apresentamos a KMC - Knowledge Management Consultoria, cujo objetivo é trabalhar com Gestão do Conhecimento, ajudando pessoas e empresas a gerenciar melhor seus negócios, processos e serviços.

Dentro de nosso escopo de trabalho, realizamos diagnóstico e assessoria empresarial, em áreas como Gestão de Negócios, Qualidade, Gerenciamento de Projetos, Melhoria de Processos, Gestão de Riscos e Certificações.Atuamos em parceira com nossos clientes na implementação de projetos de melhoria, como por exemplo implantação de 5-S, Kaizen e Lean, Análise e Solução de Problemas, Controle e Planejamento de Processos, etc, dando todo o treinamento e capacitação necessários à equipe. Bem-vindo!

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